Al realizar una actividad empresarial se nos va acumulando una gran cantidad de documentación, tanto los recibidos como los entregados, como son los contratos, Libros contables, facturas…, que debemos conservar en nuestro archivo por un tiempo determinado por diferentes razones. La primera es que la normativa reguladora así lo exige con carácter de obligación y la segunda, porque en un momento determinado esta misma se nos puede ser exigida en el futuro para comprobación o inspección por la propia administración pública.
La primera pauta a tener en cuenta la establece el artículo 30 del Código de Comercio que indica: “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.”
Por lo tanto, a todo lo que se refiere como documentación contable, fiscal, laboral o mercantil (libros contables, cuentas anuales, actas…) deberá guardarse desde el último día del ejercicio durante un periodo de 6 años, salvo que otra norma exija un periodo mayor.
Los plazos de prescripción, por la que normalmente las empresas se rigen para conservar la documentación empresarial a la hora de plantear un calendario para guardar toda esta documentación de forma correcta y según la necesidad, sería la siguiente:
–Documentación Contable y Mercantil: 6 años a partir del último asiento registrado en los libros según indica el artículo 30 del Código de Comercio.
-Documentación Fiscal para liquidar o exigir el pago de deudas tributaria: 4 años desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, según el artículo 66. Ley 58/2003, de 17 de Diciembre.
-Fiscal para comprobación de las bases, cuotas compensadas, pendientes de compensación, de deducciones aplicadas, pendientes de aplicación: 10 años a partir del fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron, según el artículo 66 bis. Ley 58/2003.
-Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social: a conservar en un plazo de 10 años, según el artículo 131 Ley Orgánica 10/1995
-Documentación Laboral: En cuanto a la documentación laboral, el periodo de prescripción para poder presentar infracciones, es de 3 años según el artículo 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 años los relacionados con la seguridad social según el artículo 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000 y de 5 años para los de ámbito de prevención de riesgos laborales contemplado en el artículo 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000
Cada prescripción empieza a contar desde el último día del plazo de liquidación voluntaria a excepción, de la declaración correspondiente en caso de infracciones fiscales que cuentan desde el momento que se comete dicha infracción.
Sin embargo hay otro tipo de documentación que será necesario conservar durante un periodo de tiempo no concreto, como son los préstamos, que deberán conservarse hasta que sean devueltos, la documentación del inmovilizado que se conservara hasta que se haya amortizado o vendido, en relación a los bienes de inversión, deberán conservarse hasta la regularización del IVA (5 años de forma general y 10 años para terrenos y edificaciones).
En Zavala & Moscoso, gestionamos toda la documentación de nuestros clientes según como la normativa así lo refleja, para cumplir con las obligaciones dentro de los requerimientos marcados, de este modo nuestros clientes solo tienen que preocuparse de su negocio.